Серед його пріоритетних завдань є забезпечення:

– впровадження державної політики у сфері діловодства та архівної справи в банківській системі України;

– комплектування та збереженості документів в електронній та паперовій формах постійного зберігання (Національного архівного фонду), тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та інших документів, що утворилися в процесі діяльності банківської системи України;

– організації та ведення державного обліку документів постійного зберігання та створення умов для користування ними.

ГДА Національного банку відповідно до покладених на нього завдань має виконувати такі функції:

– організовувати й забезпечувати зберігання, охорону, реставрацію та консервацію документів із різними носіями інформації;

– створювати страхові копії документів та копії фонду користування документами НАФ, що зберігаються в ГДА Національного банку;

– створювати систему облікових документів, вести державний облік документів НАФ та подавати відповідні відомості про них до Укрдержархіву;

– складати анотовані переліки на виявлені унікальні документи НАФ та подавати їх на розгляд Центральної експертно-перевірної комісії Укрдержархіву;

– створювати та удосконалювати довідковий апарат до документів, які перебувають на зберіганні в ГДА Національного банку, та забезпечувати автоматизацію інформаційно-пошукових процесів;

– проводити систематичне оцифрування профільних документів НАФ та довідкового апарату до них, створювати копії документів для страхового фонду та копії документів для фонду користування;

– організовувати в установленому порядку користування архівними документами, видачу архівних довідок, копій та витягів з архівних документів юридичним та фізичним особам, а також виконувати інші функції, визначені в Положенні про ГДА НБУ.

Ці норми затверджені постановою Національного банку від 21.06.2024 № 73 «Про затвердження Положення про Галузевий державний архів Національного банку України».

Положенням про ГДА НБУ також передбачено створення Експертно-перевірної комісії ГДА НБУ для організації і проведення експертизи цінності документів з метою віднесення їх до НАФ або вилучення з нього та визначення строків зберігання документів.

«Ухвалення Положення про Галузевий державний архів НБУ є важливим кроком у реалізації стратегічних цілей Національного банку. Це дасть змогу вивести на новий рівень ведення діловодства та архівної справи як в центробанку, так і в банківській системі України загалом», – заявив заступник голови НБУ Ярослав Матузка.

Він додав, що Положення про ГДА НБУ дасть змогу розпочати роботу з підготовки єдиних методологічних та методичних засад ведення діловодства та архівної справи в банківській системі України відповідно до кращої міжнародної практики для забезпечення централізованого зберігання архівних документів як у паперовій, так і в електронній формі, а також визначити правила приймання документів (справ) банків України на зберігання.

Національний банк спільно з Міністерством юстиції, Державною архівною службою та Фондом гарантування вкладів фізичних осіб працюватиме над подальшим розвитком нормативно-правової бази для функціонування ГДА НБУ та забезпечення високого рівня організації діловодства та архівної справи в банківській системі.